Das Wichtigste in Kürze
Jeder Arbeitgeber muss beurteilen, welche Gefährdungen mit der Arbeit seiner Beschäftigten verbunden sind, und daraus die nötigen Maßnahmen ableiten. Das verlangt § 5 des Arbeitsschutzgesetzes, ab dem ersten Beschäftigten. Das Ergebnis muss dokumentiert sein, so regelt es § 6.
Auf dieser Seite finden Sie eine Vorlage für jede Tätigkeit und ein fertig ausgefülltes Muster für den Büroarbeitsplatz. Darunter steht, in welchen sieben Schritten die Beurteilung entsteht, welche Gefährdungen das Gesetz nennt und wie Sie Maßnahmen richtig auswählen.
| Frage | Antwort |
|---|---|
| Wer muss sie erstellen? | Jeder Arbeitgeber, unabhängig von der Zahl der Beschäftigten. |
| Muss sie schriftlich sein? | Ja. Ergebnis, Maßnahmen und das Ergebnis ihrer Überprüfung müssen aus Unterlagen ersichtlich sein. |
| Gehört psychische Belastung dazu? | Ja, das Gesetz nennt sie ausdrücklich als Gefährdung. |
| Und der Mutterschutz? | Für jede Tätigkeit, auch wenn gerade keine Schwangere beschäftigt ist. |
Die Vorlage
Vorlage Gefährdungsbeurteilung
Leere Vorlage für jede Tätigkeit, fertig ausgefülltes Muster für den Büroarbeitsplatz mit typischen Gefährdungen und Maßnahmen, Übersicht der sieben Schritte. Auch mit LibreOffice und Numbers nutzbar.
Die sieben Schritte
Eine Gefährdungsbeurteilung entsteht nicht in einem Zug, sondern in Schritten. Bewährt hat sich das Schema der Gemeinsamen Deutschen Arbeitsschutzstrategie, und genau so ist die Vorlage aufgebaut:
| Schritt | Was | Wie |
|---|---|---|
| 1 | Arbeitsbereiche und Tätigkeiten festlegen | Welche Arbeitsplätze und Tätigkeiten gibt es? Gleichartige lassen sich zusammenfassen. |
| 2 | Gefährdungen ermitteln | Je Tätigkeit durchgehen, was schaden kann. Die sechs Gruppen aus dem Gesetz helfen dabei. |
| 3 | Gefährdungen beurteilen | Wie wahrscheinlich ist ein Schaden, und wie schwer wäre er? |
| 4 | Maßnahmen festlegen | Nach dem STOP-Prinzip, mit Verantwortlichem und Frist. |
| 5 | Maßnahmen durchführen | Umsetzen, was festgelegt ist. |
| 6 | Wirksamkeit überprüfen | Hat die Maßnahme gewirkt? Das verlangt § 3 ArbSchG ausdrücklich. |
| 7 | Fortschreiben | Bei neuen Arbeitsmitteln, Umzügen, Unfällen oder neuen Erkenntnissen aktualisieren. |
Beurteilen und dokumentieren muss der Arbeitgeber. Er kann zuverlässige und fachkundige Personen schriftlich damit beauftragen (§ 13 Abs. 2 ArbSchG). Die Fachkraft für Arbeitssicherheit berät ihn dabei, das ist eine ihrer gesetzlichen Aufgaben nach § 6 ASiG.
Welche Gefährdungen das Gesetz nennt
§ 5 Absatz 3 ArbSchG zählt sechs Gruppen auf, aus denen sich Gefährdungen ergeben können. Für einen Büroarbeitsplatz heißt das zum Beispiel:
| Nr. | Gruppe im Gesetz | Beispiele im Büro |
|---|---|---|
| 1 | Gestaltung und Einrichtung von Arbeitsstätte und Arbeitsplatz | Stolperstellen, Kabel am Boden, Beleuchtung, Raumklima, Fluchtwege |
| 2 | Physikalische, chemische und biologische Einwirkungen | Lärm im Großraum, Reinigungsmittel, Druckluftspray |
| 3 | Gestaltung, Auswahl und Einsatz von Arbeitsmitteln | Bildschirm, Stuhl und Tisch, elektrische Geräte, Leitern |
| 4 | Arbeits- und Fertigungsverfahren, Arbeitsabläufe und Arbeitszeit | Lange Bildschirmarbeit ohne Unterbrechung, Überstunden, ständige Erreichbarkeit |
| 5 | Unzureichende Qualifikation und Unterweisung | Keine Unterweisung zu Brandschutz, Erster Hilfe oder Bildschirmarbeit |
| 6 | Psychische Belastungen bei der Arbeit | Arbeitsmenge, Zeitdruck, Unterbrechungen, Konflikte, fehlender Handlungsspielraum |
Das Muster für den Büroarbeitsplatz
Das zweite Blatt der Vorlage ist fertig ausgefüllt. Es zeigt typische Gefährdungen am Büroarbeitsplatz und bewährte Maßnahmen dazu:
- Bildschirmarbeit: Anordnung von Bildschirm, Tastatur und Blickrichtung, Pausen und Tätigkeitswechsel
- Ergonomie: einstellbarer Stuhl und Tisch, Unterweisung zur richtigen Einstellung
- Beleuchtung, Raumklima und Lärm, besonders im Großraum
- Stolpern und Stürzen: Kabelführung, freie Verkehrswege
- Elektrische Geräte: regelmäßige Prüfung nach DGUV Vorschrift 3
- Brandschutz und Flucht: Feuerlöscher, Fluchtwegplan, Brandschutzhelfer
- Erste Hilfe: Ersthelfer, Verbandkasten, Meldekette
- Psychische Belastung: Arbeitsmenge, Unterbrechungen, Erreichbarkeit
- Arbeit im Homeoffice
- Mutterschutz nach § 10 MuSchG
Ein Muster ersetzt nicht die Beurteilung
Das Muster gibt die Struktur und typische Inhalte vor. Ob eine Gefährdung in Ihrem Betrieb besteht, wie hoch Sie sie einschätzen und welche Maßnahme passt, müssen Sie für Ihre Arbeitsplätze selbst beurteilen. Übernehmen Sie nichts ungeprüft.
Der Mutterschutz ist eine eigene Pflicht: Nach § 10 MuSchG ist für jede Tätigkeit zu beurteilen, welchen Gefährdungen eine schwangere oder stillende Frau ausgesetzt sein kann, auch wenn gerade niemand schwanger ist.
Maßnahmen nach dem STOP-Prinzip
Nach § 4 ArbSchG sind Gefahren an ihrer Quelle zu bekämpfen, und technische Maßnahmen gehen individuellen vor. Daraus folgt eine feste Reihenfolge:
| Maßnahme | Beispiel im Büro | |
|---|---|---|
| S | Substitution | Gefährliches Reinigungsmittel durch ein weniger gefährliches ersetzen |
| T | Technisch | Kabelkanal statt loser Kabel, Schallschutz im Großraum |
| O | Organisatorisch | Tätigkeitswechsel bei Bildschirmarbeit, feste Zeiten ohne Erreichbarkeit |
| P | Personenbezogen | Unterweisung, geeignete Arbeitsschuhe für Lager und Archiv |
Die Vorlage hat für jede Maßnahme eine eigene Spalte für die Art nach STOP, den Verantwortlichen, die Frist und das Datum der Wirksamkeitsprüfung.
Häufige Fehler
Woran Gefährdungsbeurteilungen in der Praxis scheitern
- Nicht vorhanden, weil der Betrieb klein ist. Die Pflicht gilt ab dem ersten Beschäftigten.
- Psychische Belastung fehlt. Sie steht seit 2013 ausdrücklich im Gesetz.
- Mutterschutz erst bei Bedarf. Die Beurteilung nach § 10 MuSchG ist für jede Tätigkeit vorab fällig.
- Muster ungeprüft übernommen. Dann steht auf dem Papier, was es im Betrieb gar nicht gibt.
- Maßnahmen ohne Wirksamkeitsprüfung. Festgelegt ist nicht umgesetzt, und umgesetzt ist nicht wirksam.
- Einmal erstellt, nie fortgeschrieben. Umzug, neue Software, neues Team: alles Anlässe.
Häufige Fragen
Ab wie vielen Beschäftigten brauche ich eine Gefährdungsbeurteilung?
Ab dem ersten. § 5 ArbSchG kennt keine Untergrenze, und auch die Pflicht zur Dokumentation nach § 6 gilt unabhängig von der Betriebsgröße.
Wie oft muss ich sie aktualisieren?
Das Gesetz nennt kein festes Intervall. Anlass sind Änderungen, etwa neue Arbeitsmittel, ein Umzug, ein Unfall oder neue Erkenntnisse. Außerdem sind die Maßnahmen laufend auf ihre Wirksamkeit zu überprüfen (§ 3 Abs. 1 ArbSchG). In der Praxis hat sich eine jährliche Durchsicht bewährt.
Wer darf die Gefährdungsbeurteilung erstellen?
Verantwortlich ist der Arbeitgeber. Er kann zuverlässige und fachkundige Personen schriftlich damit beauftragen (§ 13 Abs. 2 ArbSchG). Die Fachkraft für Arbeitssicherheit und der Betriebsarzt beraten ihn.
Muss die psychische Belastung wirklich hinein?
Ja. § 5 Abs. 3 Nr. 6 ArbSchG nennt psychische Belastungen bei der Arbeit ausdrücklich als Quelle von Gefährdungen. Eine Beurteilung ohne sie ist unvollständig.
Brauche ich die Mutterschutz-Beurteilung auch ohne schwangere Mitarbeiterin?
Ja. § 10 MuSchG verlangt sie für jede Tätigkeit, unabhängig davon, ob gerade eine Schwangere beschäftigt ist.
Was passiert, wenn keine Gefährdungsbeurteilung vorliegt?
Die Behörde kann anordnen, sie zu erstellen. Wer als Arbeitgeber eine solche Anordnung missachtet, handelt ordnungswidrig, bußgeldbewehrt bis 30.000 Euro (§ 25 ArbSchG). Schwerer wiegt meist die Haftung, wenn etwas passiert und sich zeigt, dass die Gefährdung nie beurteilt wurde.
Was kostet die Vorlage?
Nichts. Sie dürfen sie im eigenen Betrieb frei verwenden und anpassen, eine Anmeldung ist nicht nötig.